4、作業を改善する基本
◆ 仕事の進め方
2020年新型コロナウィルス感染拡大に起因する多くの問題対応で、様々なプロジェクトが政府主導で進められています。しかし中には進捗がモタモタし、見ていてとても歯がゆい思いをさせられるプロジェクトも多いですね。
大きなプロジェクトになればなるほど、多くの人がかかわり準備も手配も複雑になっていき、共同作業や社外スタッフとの連携も発生してきます。
大人数で物事を進めていく時に大切なことは「一覧性」です。
自分たちはいつまでに何を完成させて、それをどこの誰に渡すのか。隣で何が行われていて、いつ連携が必要になるのかなどは、パソコンの小さな画面でリアルタイムに把握するのはとても困難だと思います。仕事には常に「滑った転んだ」がありますが、その複雑な変化に対してタイムリーな情報共有ができれば上手な対応ができます。
大きな仕事にはできるならば専用の部屋を用意してください。プロジェクトルームです。そしてすべての情報を模造紙に書いて端から順番に貼っていけば、進行状況は経過も含めて一目で分かります。途中での修正や変更があったとしてもその経緯が分かるし、スタッフ全員が同じ紙を見て指をさしながら効率的な議論をすることもできます。
一方、日々の受注処理や集計、そして生産計画、棚卸し...などに必要なのは「正確性と連携性」です。
紙や電卓などを使っていると、担当者によって仕事にバラツキが出ることは避けられないですし、業務間での数字の整合性など連携はとても難しくなります。
パソコンでの仕事はどこにいてもできていますが、模造紙の仕事はあまりできていないように思えます。アフターコロナで大きな変化をみんなで起こす必要が出てくるのですが、メールなどパソコン中心の仕事のやり方だけではうまくいかないことが多い可能性があり...
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