内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その17)

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技術文書

 

「6つのルールと18の書き方」に関し、「6つのルール」および「18の書き方」の概要について解説しています。「6つのルールと18の書き方」を以下に示します。「6つのルールと18の書き方」の具体的な使い方の解説の続きです。今回は、「内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その16)」の続きです。今回も、ルール6(明確に伝わる文を書く)の使い方の一例の解説です。

【この連載の前回:内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その16)へのリンク】 

 

人財教育

 

1.ルール6(明確に伝わる文を書く)・「書き方16:短い文を書く」

書き方16とは、簡潔でスリムな短い文を書くことです。短い文を書く書き方(方法)には以下のような書き方(方法)があります。

  • ①一文一義で書く
  • ②表現を工夫して書く
  • ③内容を言い換える

今回は、「一文一義で書く」について解説します。

 

1.1 一文一義で書く

一文一義とは、一つの文の中に1つのこと(事柄)だけを書くことです。

 

以下の文を読んでください。

【パターンⅠ】

今週の金曜日の10時から来年度に向けての営業会議が予定されているが、営業会議では、来年度の売り上げを今年度の売り上げの3割増にするための営業方針(案)を決定するとともに、商品開発部の部長から、現在進めている新商品の開発に関する進捗状況の説明がある。

 

この文は、以下のことが一つの文で書いてあります。

  • ①金曜日の10時に営業会議が予定されていること
  • ②来年度の営業方針(案)を決定すること
  • ③新商品の開発に関する進捗状況の説明があること

【パターンⅠ】のように複数のこと(事柄)を一つの文の中で書くと内容が明確に伝わりません。ここで、この文を、一文一義の考え方に基づき書いた場合を以下に示します。

 

【パターンⅡ】

今週の金曜日の10時から来年度に向けての営業会議が予定されている。営業会議では、来年度の売り上げを今年度の売り上げの3割増にするための営業方針(案)を決定する。また、商品開発部の部長から、現在進めている新商品の開発に関する進捗状況の説明がある。

 

【パターンⅡ】のように一文一義で文を書くと...

技術文書

 

「6つのルールと18の書き方」に関し、「6つのルール」および「18の書き方」の概要について解説しています。「6つのルールと18の書き方」を以下に示します。「6つのルールと18の書き方」の具体的な使い方の解説の続きです。今回は、「内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その16)」の続きです。今回も、ルール6(明確に伝わる文を書く)の使い方の一例の解説です。

【この連載の前回:内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その16)へのリンク】 

 

人財教育

 

1.ルール6(明確に伝わる文を書く)・「書き方16:短い文を書く」

書き方16とは、簡潔でスリムな短い文を書くことです。短い文を書く書き方(方法)には以下のような書き方(方法)があります。

  • ①一文一義で書く
  • ②表現を工夫して書く
  • ③内容を言い換える

今回は、「一文一義で書く」について解説します。

 

1.1 一文一義で書く

一文一義とは、一つの文の中に1つのこと(事柄)だけを書くことです。

 

以下の文を読んでください。

【パターンⅠ】

今週の金曜日の10時から来年度に向けての営業会議が予定されているが、営業会議では、来年度の売り上げを今年度の売り上げの3割増にするための営業方針(案)を決定するとともに、商品開発部の部長から、現在進めている新商品の開発に関する進捗状況の説明がある。

 

この文は、以下のことが一つの文で書いてあります。

  • ①金曜日の10時に営業会議が予定されていること
  • ②来年度の営業方針(案)を決定すること
  • ③新商品の開発に関する進捗状況の説明があること

【パターンⅠ】のように複数のこと(事柄)を一つの文の中で書くと内容が明確に伝わりません。ここで、この文を、一文一義の考え方に基づき書いた場合を以下に示します。

 

【パターンⅡ】

今週の金曜日の10時から来年度に向けての営業会議が予定されている。営業会議では、来年度の売り上げを今年度の売り上げの3割増にするための営業方針(案)を決定する。また、商品開発部の部長から、現在進めている新商品の開発に関する進捗状況の説明がある。

 

【パターンⅡ】のように一文一義で文を書くと内容が明確に伝わります。

 

「一文一義で書くこと」は、短い文を書くときに有効な書き方(方法)です。一文一義で書くことを意識して文を書いてください。

次回に続きます。

【参考文献】

森谷仁著、「マンガでわかる技術文書の書き方」、オーム社、令和4年3月25日

 

関連解説記事「相手の立場に立って考える」こと 

 

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この記事の著者

森谷 仁

「君の書く文書は、わかりにくい」と言われる技術者から、「君の書く文書は、わかりやすい」と言われる技術者へのステップアップ!

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