文書の内容の伝わり方 内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その28)

投稿日

技術文書

◆【特集】 連載記事紹介連載記事のタイトルをまとめて紹介、各タイトルから詳細解説に直リンク!!

 

今回は、「ルール6:明確に伝わる文を書く」の中の「書き方15:能動態の文を書く」に関する補足解説です。「文の書き方で内容の伝わり方が変わる」という内容です。

【この連載の前回:内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その27)へのリンク】 

 

人財教育

 

1.書き方15:能動態の文を書く

書き方15:能動態の文を書く」とは、書き手が「考えたこと・判断したこと・思ったこと」を書く場合には能動態の文を書くことです。以下の文を比べてください。なお、この文の内容はこの文の書き手が考えたこととします。

 

  • Ⅰ:この交差点では、歩行者と左折者との接触事故が多発している。そこで、この交差点を、スクランブル交差点に改良する必要があると考えられた。
  • Ⅱ:この交差点では、歩行者と左折者との接触事故が多発している。そこで、この交差点を、スクランブル交差点に改良する必要があると私は考えた。

 

Ⅰの文のように、「考えられた」と受動態で書いてある文を読むと、自分の考えを明確に言い切ることを避けているように受け取れます。また、自分の考えに自信がないように受け取れます。このように、受動態で書くと内容がぼんやりとするため文の内容が明確に伝わりません。

 

Ⅱの文のように、「私は考えた」と能動態で書いてある文を読むと、自分の考えを明確に言い切る姿勢や自分の考えに対する自信が読み取れます。このように、能動態で書くと文の内容が明確に伝わります。

 

このように、書き手が「考えたこと・判断したこと・思ったこと」を書く場合、受動態で書くのと能動態で書くのでは内容の伝わり方が変わります。

 

Ⅱの文では、「私は」という文の主語を書きました。日本語では文を読んだ場合、文の主語がわかるときにはその主語が省略できます。したがって、この文の場合には、主語(私は)が省略できます。しかし、「私は考えた」と書くことで文の主語が明確になります。また、「私は・・・」と書くことで自分が「考えたこと・判断したこと・思ったこと」であることを強調できます。

 

この他、「書き方17:肯定...

技術文書

◆【特集】 連載記事紹介連載記事のタイトルをまとめて紹介、各タイトルから詳細解説に直リンク!!

 

今回は、「ルール6:明確に伝わる文を書く」の中の「書き方15:能動態の文を書く」に関する補足解説です。「文の書き方で内容の伝わり方が変わる」という内容です。

【この連載の前回:内容が明確に伝わる技術文書の書き方(その27)へのリンク】 

 

人財教育

 

1.書き方15:能動態の文を書く

書き方15:能動態の文を書く」とは、書き手が「考えたこと・判断したこと・思ったこと」を書く場合には能動態の文を書くことです。以下の文を比べてください。なお、この文の内容はこの文の書き手が考えたこととします。

 

  • Ⅰ:この交差点では、歩行者と左折者との接触事故が多発している。そこで、この交差点を、スクランブル交差点に改良する必要があると考えられた。
  • Ⅱ:この交差点では、歩行者と左折者との接触事故が多発している。そこで、この交差点を、スクランブル交差点に改良する必要があると私は考えた。

 

Ⅰの文のように、「考えられた」と受動態で書いてある文を読むと、自分の考えを明確に言い切ることを避けているように受け取れます。また、自分の考えに自信がないように受け取れます。このように、受動態で書くと内容がぼんやりとするため文の内容が明確に伝わりません。

 

Ⅱの文のように、「私は考えた」と能動態で書いてある文を読むと、自分の考えを明確に言い切る姿勢や自分の考えに対する自信が読み取れます。このように、能動態で書くと文の内容が明確に伝わります。

 

このように、書き手が「考えたこと・判断したこと・思ったこと」を書く場合、受動態で書くのと能動態で書くのでは内容の伝わり方が変わります。

 

Ⅱの文では、「私は」という文の主語を書きました。日本語では文を読んだ場合、文の主語がわかるときにはその主語が省略できます。したがって、この文の場合には、主語(私は)が省略できます。しかし、「私は考えた」と書くことで文の主語が明確になります。また、「私は・・・」と書くことで自分が「考えたこと・判断したこと・思ったこと」であることを強調できます。

 

この他、「書き方17:肯定文を書く」の使用の有無でも内容の伝わり方が変わります。「文の書き方で内容の伝わり方が変わる」ということを認識して技術文書を書いてください。

 

次回に続きます。

【参考文献】

森谷仁著、「マンガでわかる技術文書の書き方」、オーム社、令和4年3月25日

 

関連解説記事「相手の立場に立って考える」こと 

 

   続きを読むには・・・


この記事の著者

森谷 仁

「君の書く文書は、わかりにくい」と言われる技術者から、「君の書く文書は、わかりやすい」と言われる技術者へのステップアップ!

「君の書く文書は、わかりにくい」と言われる技術者から、「君の書く文書は、わかりやすい」と言われる技術者へのステップアップ!


「人財教育・育成」の他のキーワード解説記事

もっと見る
教育システムの設計:多能工・技能工人材の育成【連載記事紹介】

  どうしたら効果のある教育訓練が実施できるでしょうか?   現場の即戦力となる人材、世の中で通用する人材を育てるための教育...

  どうしたら効果のある教育訓練が実施できるでしょうか?   現場の即戦力となる人材、世の中で通用する人材を育てるための教育...


【学び直しとは】学び直し教育が必要なポイント(その2)営業職

【目次】 前回の【学び直しとは】学び直し教育が必要なポイント(その1)に続けて、今回はその2です。2022年11月総務省統計局が発表...

【目次】 前回の【学び直しとは】学び直し教育が必要なポイント(その1)に続けて、今回はその2です。2022年11月総務省統計局が発表...


対話をするときの姿勢、それは心構えの現れ

       話をする姿勢、話を聴 姿勢。姿勢とは、心構えや態度を指しますが、これらが相手に受け入れられる状...

       話をする姿勢、話を聴 姿勢。姿勢とは、心構えや態度を指しますが、これらが相手に受け入れられる状...


「人財教育・育成」の活用事例

もっと見る
仕事とは、仕事の準備、仕事の重点、仕事の継続

【目次】 ▼さらに深く学ぶなら!「ビジネススキル」に関するセミナーはこちら! 1. 仕事とは、仕事の準備 仕事に限らず何事にも準...

【目次】 ▼さらに深く学ぶなら!「ビジネススキル」に関するセミナーはこちら! 1. 仕事とは、仕事の準備 仕事に限らず何事にも準...


人財教育・人材育成、固執、本人が自覚することが固執から解放される一番の方法

【目次】 1. 固執、本人が自覚することが固執から解放される一番の方法 「なんとか自力で解決しよう」とやっきになっても、焦ってばか...

【目次】 1. 固執、本人が自覚することが固執から解放される一番の方法 「なんとか自力で解決しよう」とやっきになっても、焦ってばか...


‐能力開発のシステム創り 製品・技術開発力強化策の事例(その43)

◆能力開発のシステム化に必要不可欠の条件。   前回の事例その42に続いて解説します。    (1) 情報伝達の仕組み創り   (2) 目標を明確...

◆能力開発のシステム化に必要不可欠の条件。   前回の事例その42に続いて解説します。    (1) 情報伝達の仕組み創り   (2) 目標を明確...