◆決定事項のある会議の運用方法
前回のその27に続いて解説します。会議の運用技術が拙劣であると、時間を費やしているのに結論が出ない、導き出された結論の実行度が低い、等の問題が発生します。会議は意思疎通を図り、問題点を理解し合って、改善策を導き出すのに不可欠の場です。会議が機能していないのは、会議司会者の運用技術が良くないからです。
・決定する案件がある場合の会議運用の方法
a．司会者または事務局は会議のテーマと開催日を決めて、数日前に該当者に出席要請の連絡をしま
す。テーマが漠然として絞られていないと、会議で意見が広がりすぎてまとめられなくなります。
例えば、「職場内で何を改善すればよいのか」「5Sで何を改善するのか」といったものでは、ま
とめるのに司会者は迷い、会議時間がムダになります。はっきりと対象を絞り込んだテーマにする
ことです。職場内の問題点を具体的に示します。
b．連絡を受けた者は、所定の手続きを踏んで出欠届けを出すこと。
c．会議のテーマに関する資料を事前に配布し、検討しておくように依頼すること。
d．会議の開催に当たって、司会者は書記を指名し、司会者の横に着席させること。
e．担当者にテ－マに関する説明をさせます。
f．司会者は説明に対する質問を受けるようにします。
g．司会者はテ－マについての意見を全員から求め、発言要旨を白板に列記します。意見を書き出すこ
とで全体の流れが判り、意見の堂々巡りを防止できると同時に、意見が活発に出る状況を導き出す
のに有用です。
h．意見の出ない人に対しては、極力指名して意見を求めます。指名しても意見が出ない場合には、意
見が出るまで1～2分間辛抱して待つ。または、後で再度意見を求めるから考えておくようにと告
げて、次の出席者に意見を求めます。
i．テ－マに直接関係がなく、関連する事項に興味を湧かせるような意見を示す人が出る場合は、少し
意見を聞いた後で、大切なことの場合には、別途に検討する場を設けるよう調整する事にして、話
題を元に戻す。この時に意見を否定したり、無視したりすると、発言者が抵抗して会議が混乱す
る。発言者が上司であっても、テ－マからそれた意見でまとまりのない会議にならないように、司
会者の権限で導く責務があります。
j．発言時間が長く要領を得ない発言者がいる場合は、発言時間を1～2分以内に制限する。そして、
「意見の要旨は、○○ですね」と発言内容を引き取って、次の人に意見を求めるようにします。
k．意見が一通り出尽くした後で結論に導く。意見が割れている時には、類似意見ごとにひとくくりに
まとめて、挙手で多数決をとります。または、1～3位の選択を全員に挙手で求めて、1位：3
点、2位：2点 3位：1点とする加重点法で実施する順位を決めます。順位を決めるのに先
立っ て、類別した意見ごとに長所と短所の比較検討を行い、判断の材料を揃えた上で順位を決め
るようにします。
l．意見がまとまらないときには、次回の会議で決定することにして、当日の経過をまとめ「この段階
まで意見が出ているから、これ以降は次回までに考えておくように」と指示します。考えておく担
当者を決めた方が良いと思われる場合には、指名します。司会者の方で関係者と別途に相談して案
を作る方が良いと思われる場合には、司会者に一任することを図ります。
m．決定事項に関する実施担当者を決めます。
n．次回の会議の日程とテ－マを決めます。これ以外のテ－マについては、次回の会議の7日前までに
司会者に申請するように協力を求めます。
o．次回の...
