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私が製造現場で５Ｓ活動をしている時、現場では比較的活動テーマが数多くあり、やりがいのあるものでした。ところが、 事務間接部門 での５Ｓ活動では、モノの片付けもスグに終わってしまい、達成感が得られないと相談を受けたことがあります。
今回は、 事務間接部門 での新５Ｓ思考術を活用した５Ｓ活動(以下、新５Ｓ活動)についてお話しします。
1.現場と 事務間接部門 でムリ・ムダ・ムラの取り除き
オフィスの新５Ｓ活動は、作業現場と活動内容が違います。新５Ｓ活動は、仕事のムリ・ムダ・ムラを無くすとともに、改善モチベーションの向上を目指した活動です。そして、全社・全部署で展開することも大切です。
具体的には、作業現場だろうが事務所業務だろうが、組織/部署の隔たりを無くして展開する必要があります。これは、ある部署で新５Ｓ活動を展開してムリ・ムダ・ムラが取り除けたとしても、別の部署でムリ・ムダ・ムラが残っていると、組織全体で良好なパフォーマンスを得ることができないからです。
ところが、 事務間接部門 の新５Ｓ活動が中途半端になりがちなことが少なくありません。作業現場と 事務間接部門 では、仕事の特性が異なるため、同じやり方では成果を得ることが難しく、特に、事務間接部門の新５Ｓ活動を作業現場と同じように進めてしまうと、得られる成果も得られなくなってしまうのです。
2.事務間接部門 での新５Ｓ活動の進め方
事務間接部門 ではどのように新５Ｓ活動を進めればよいのでしょうか？
事務間接部門 では、作業現場に比べてモノが少ないことが一般的です。ですから、掃除をしたり片付けたりするにも、比較的短期間で終わってしまいます。そして、それが終わってしまうと「新５Ｓ活動も一段落した。」とムリ・ムダ・ムラを取り除くレベルに達する前に活動を止めてしまうケースが後を絶ちません。
事務間接部門では、ある程度のモノが片付いた段階で、次の活動内容に切り替える必要があります。
- 仕事の流れを書き出す
- 仕事のやりにくいトコロを洗い出す
- 仕事のやりにくいトコロを改善する
これは、仕事の流れに含まれる「不用なモノゴト」を探し出し、取り除くといった活動になります。事務間接部門では、スムーズな「モノと情報の流れ」が業務効率向上の要になります。
そして、モノを「見やすく」したり「取りやすく」「片付けやすく」することは、比較的簡単に終わってしまいます。ところが「情報の流れ」については、じっくり時間をかけて改善に取り組むことが必要です。
3.改善活動の深堀りで、さらに効果を高める
新５Ｓ活動では、情報の流れのムリ・ムダ・ムラまで活動範囲として捉え、改善活動の深掘りを進めていきます。
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