事業の基本としての４M管理 物流４M管理の重要性（その１）

  

1. 物流作業者（人）の管理

事業を行っていると４M管理をしっかりとできている会社とできていない会社で差がつくことがわかります。事業の基本として４M管理をきちんと行うことについてレビューしてみましょう。４Mとは次の４項目の頭文字のことです。

• Man　　　　 人
• Material　　もの
• Machine　  設備
• Method　　方法

物流業務では特に４M管理が重要になってきます。なぜなら４Mのいずれかが変更になると物流品質不良が発生しやすいからです。

そのために準備しておかなければならないものを「４M変更管理」と呼びます。皆さんも人が入れ替わったり仕事のやり方が変わったりしたときに間違いが発生したという経験があるのではないでしょうか。

まず「人」についての管理を考えてみましょう。物流作業の多くが作業者という人によって行われているものと思われます。そこで人の作業のやり方次第で物流品質に大きな差が出てくることになります。物流作業者のスキルをどのレベルに設定するのか、そのレベルに向けてどのような教育訓練を施していくのかが人の管理のポイントになります。

よく多能工化という言葉が使われます。一人の作業者がいくつもの作業ができることを指しますが、これが可能になることで作業編成が容易になり仕事の効率が上がると考えられます。作業編成とは作業を誰にやらせるのか、何時から何時までどの仕事をやらせるのか、一人の作業者が仕事開始から終了までどの作業に就くのかを決めていくことです。

一人の作業者が一つの仕事しかできないとその仕事が終わってしまうと残りの時間が手待ちになってしまいます。全員がすべての作業をこなすことができれば最少の人員で物流業務の運営が可能となり、効率は最も良くなります。

第一歩としては次の三つを可能にするようにしていきましょう。

1. 一人の作業者が三つの作業ができる
2. 一つの作業を三人ができる
3. 全部の作業を三人ができる

これを実現するだけでもかなりその物流現場の効率は向上するはずです。

2. 物流作業者変更時の留意点

人に関しては毎年個人単位にどのような分野を教えていくのかを明確にしていきましょう。そして習熟計画を作って計画的に育成していく姿勢が必要です。

人についてもう一つ重要なことがあります。それはある作業について担当者が変わった時の留意事項をまとめておくということです。なぜならば人の変更時にミスが発生する確率が高まるからです。したがいまして担当者が変更になった時のルール決めをしておくのです。

たとえば以下のようなルールを考えてみたとします。

• 作業担当者が変更になった場合には作業開始時に監督者が標準作業書に基づき作業を教える
• その作業について作業者から説明させ理解度を確認する
• 何サイクルか実際にやらせてみて作業観察を行う
• 仕事のアウトプットを確認する

作業を教える際には「その作業の急所」について強調して教えることが重要でしょう。間違えると致命的なポイントを明確に教え込むことが大切なのです。実際に作業をやらせて作業観察し、その中で気づいたことをその場で作業者にフィードバックします。アウトプットをチェックし補正が必要であればそれを実施しなければなりません。

多くの会社がこのプロセスを飛ばしてしまい不良を流出させてしまうのです。その理由に「忙しさ」を言い訳のように挙げる会社があります。ただしこの業務プロセスは監督者の重要業務です。会社としましては監督者がこのようなコア業務をしっかりとできる環境を整えてあげることが必要なのです。

もし他の業務とかぶる場合は当業務が優先であることを意識させることも必要です。さらに監督者が一人である場合にはこのような業務を実施できるスタッフを作っておくことも求められます。作業量が大幅に増えた時や欠勤者が出た時にも別作業者や応援者に仕事を実施してもらうことがあります。

特に普段その職場にいないスタッフが作業応援に入った時にリスクが高まります。常に人が変更になったらリスクあり、と考えておきましょう。

  

3.物流作業訓練道場

新製品は、すべての担当者が初めての仕事になるので、新製品立ち上げに向けた人材育成についてきちんと計画を作成し実行していくことが重要です。まずその製品についてどのような仕事が発生するのかについて整理します。

• その製品の特性は？
• 品質上特に注意すべき点は？
• 梱包仕様をどのようにするのか？
• 保管における条件はあるのか？

このようなさまざまな物流条件について一つひとつ整理していきます。そして条件に見合った物流作業の仕方についても検討していきます。そうすると実作業を行う際に「作業上の留意点」が明確になってきます。その点についての事前勉強会を開くという方法もあると思います。これは会社の会議室の中で行うことで問題はありません。

一方で物流倉庫の中に「物流作業訓練道場」を設け、そこで実作業のトレーニングを実施することも考えられます。作業訓練道場は工場では一般的ですが物流倉庫ではあまりなじみが無いかもしれません。

新人作業者が入ってきた時に基礎的な作業については実際に現物を目の前にして訓練していくことが望ましいことは間違いありません。作業訓練道場ではハンディーターミナルの操作方法、段ボール梱包の訓練、簡単な組立作業訓練、フォークリフトによる荷扱いなど、会議室の中ではやりづらい実作業について教えていきます。

訓練結果については作業者ごと作業ごとにその習熟度を把握し、それを訓練道場の壁に掲示しておきます。作業習熟の見える化を図ることで「人」について何が足りているのか何が不足しているのかが瞬時に把握できることになります。

この新製品立ち上げ時には計画的に「同一作業を複数名が作業できる」環境を作り上げていきましょう。このような環境を整備しておくことで自社が安心して仕事を進められることは当然として、顧客もその状況を把握し安心することにつながるのです。

もし物流事業者が顧客の荷物について作業を行うのであれば上記のような取り組みは顧客から言われる前に実施しましょう。そうすることで顧客の信頼を得ることにつながるからです。顧客によっては発注先である物流事業者の準備状況を評価することがあります。評価があるからあわてて対応するのではなく、ぜひ計画的に自ら取り組んでいくように心がけましょう。

次回に続きます。