ものづくり工場の日常管理のしくみ(その4)

◆報連相を定着させるには(製造業の工場品質改善の進め方・事例の解説)

 
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強い組織作りに欠かせない「報・連・相」について解説します。
 

1.無駄な会議

 中国工場で、よく現地スタッフを交えた会議に参加することがありました。会議の目的は部署間にまたがる課題の解決、情報交換等ですが、工場の場合、「生産会議」「品質会議」などの名目で行われています。ただ、この会議が、必ずしもうまくいっているとは言えません。
 
 前回会議で決められたことをキッチリやり切っていないのです。言い訳はいろいろ言いますが、上司も「次はちゃんと頼むぞ」とか「まぁ、忙しかったんだからしょうがないな」と言って済ましてしまう。会議が終わって、何か物足りない、2時間も無駄な時間を過ごしたと感じてしまうのです。
 

2.「ホウレンソウ」は難しい

 会議でも、工場の日常の仕事の中でも、上司が個々の人達に仕事を割り振ったとき、割り振った人間がみな好き勝手に動き、しかも何を考えているのかわからない。このような状況では、仕事を取りまとめる方もまともに取りまとめることができません。
 
 部下から情報収集し、上司が状況判断し、次の一手を正確に打つという「PDCA」サイクルの中で「報・連・相」は重要な役割を果たします。最近は、どの会社でも「報・連・相」の徹底が叫ばれています。しかし上司が部下に対して「報・連・相」とお経のように唱えるだけでは、徹底することはできません。
 

3.明確なノルマを与えること

 「報・連・相」が徹底しない。それはなぜでしょうか、会議や、日常の業務の中で、上司が明確な指示を与えていないからです。問題点・課題に対して、解決のための明確なノルマ(いつまでに、何を、どのレベルまで)をはっきりさせないまま仕事をさせているのです。明確なノルマが曖昧のままであった時、個人は考えなくなり達成のための努力や、創意工夫をしなくなり、当然のことながら「報・連・相」は少なく、お互い何を考えているのかよく分からない「腹の探りあい組織」へと変貌していきます。
 
 特に海外では、ノルマが与えられたとき、達成できないのを、他の組織、他人のせいにして言い訳の世界に入り込んでしまうことが多く、例え主任や課長であっても、自分の受け持ち範囲外の仕事、グレーゾーンの仕事の問題までは立ち入らないことが多い傾向にあります。
 

4.ノルマの与え方

 「いつまでに」「何を」「どこまで」を明確にすることです。期限を必ず設定すること、そして何よりも大事なのは、何をどのレベルまで達成させるかです。だれがどう考えてもできない目標値を設定してはいけません。
 
 「1ヶ月以内に不良をゼロにする」というのが現状から見て難しい場合、「全ロット100%検査を実施する」というように、「結果」よりも、「手段」をノルマに設定します。そして「期限とノルマ」は「絶対」に守らせることが重要で、言い訳や、「できる範囲でやりました」的な曖昧な内容ですませてはダメです。
 

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5、ホウレンソウが徹底されるには

 期限がきた時点で、「そこまではやってません」といった、「全然やってないわけではないものの、私なりの努力で、できる範囲では実行しております」的な曖昧な内容で済ませてしまう場合が非常に多い。課題を解決するために、ゴールから逆算した考え方がない。未達成で終わるリスクを回避しようという気持ちなど、サラサラない。ここが問題ということを上司は認識すべきです。
 
 上司は、部下にノルマを与え、絶対に100%達成させるように厳しく接する。これは上司自身も自分のノルマに対する考え方、行動に基づいていなければなりません。「期限とノルマ」を「絶対」にすることにより、部下がとる行動は2つに限定されます。1つ目は、自分で「考えて」やり切る。2つ目は、自分で考えても無理な場合のとき、上司や同僚などに「相談」してやり切る。そこではじめて、ホウレンソウの必要性が生まれる。
 
 個人ではどうにも知恵が降りてこない時になって初めて、組織の力を利用しようとする行動が生まれ、部下は育ち、組織は強くなります。目標設定する場合、必ず「期限とノルマ」を設定する。そしてその「期限とノルマ」は「絶対」に守らせることが重要なのです。
 
 「PDCA」「ホウレンソウ」は頭の中では判っていても、自らの仕事の中で実践すること、つまり工場の仕組みの中にどのように落とし込むのかを模索し、そして部下を教育している人は少ないのです。
 
 次回、その5では、信賞必罰制度について解説します。
 

この記事の著者

濱田 金男

製造業の現場ですぐ使える独自の品質改善技法の開発と普及活動を行っています。 「ヒューマンエラー防止対策」「簡易FMEA/FTA」「しくみを対策するなぜなぜ2段階法」

1972年OKI高崎事業所入社、設計、製造、品質部門を経験、多くの品質問題に かかわり、失敗経験も豊富、 2014年独立「中小企業」で実務ですぐ使える技法とツール開に取り組む! ●事後対策主体の品質管理から脱却 発生した問題の原因解析…

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