【ISO19011：監査要員の育成 連載記事目次】
1. 監査の用語の定義
2. 監査に関連する規格・内容
3. 内部監査とは
4. 監査員の力量及び評価
7. 監査プログラム
8. 監査プログラムの確立
10.監査活動の実施
11.良い内部監査
監査員の力量はISO19011の箇条７「監査員の力量及び評価」がある。ISO審査員コースを受けても良いし、構築時のコンサルタントの指導を受けても良い。大事なことは、9.2内部監査のa)の1）“品質マネジメントシステムに関して、組織自体が規定した要求事項”の為の、マニュアル・手順書・仕様書又は製品・サービスを基準とした監査を行えるようにすることと考えている。今回は、連載の最終回、（その１１）です。
【（その１１）目次】
9-5 (箇条6.5)監査報告書の作成及び配付
① 監査報告書の作成
② 監査報告書の配付
9-6 (箇条6.6)監査の完了
9-7 (箇条6.7)監査のフォローアップの実施
１０．良い内部監査
①「良い内部監査」
② 良くない内部監査、評価されない内部監査
③ 良い内部監査を実施する意義
④ 内部監査では
１１.監査員と監査の原則
９．(箇条6)監査の実施
ISO19011：監査要員の育成（その１０）監査活動の実施に続けて、解説します。
9-5 (箇条6.5)監査報告書の作成及び配付
① 監査報告書の作成
監査チームリーダーは、監査プログラムに従って監査結論を報告する。監査報告書は、完全で正確で簡潔かつ明確な監査の記録を提供する。次に示す事項を含むか，又はその事項の参照先を示す。
a) 監査目的
b) 監査範囲。特に監査を受けた組織（被監査者）及びその機能又はプロセスの特定
c) 監査依頼者の特定
d) 監査チーム及び被監査者の監査参加者の特定
e) 監査活動を行った日時及び場所
f) 監査基準
g) 監査所見及び関連する証拠
h) 監査結論
i) 監査基準が満たされた程度に関する記述
j) 監査チームと被監査者との間で未解決の意見の相違
k) 監査とは本質的にサンプリング作業であるということ。したがって、調査した監査証拠が代表的なものではないというリスクが存在する。
② 監査報告書の配付
監査報告書は、合意した期間内に発行する。遅延する場合には、その理由を被監査者及び監査プログラムをマネジメントする人に連絡する。監査報告書は、監査プログラムに従って適切に、日付を付し、レビュー及び受諾する。監査報告書は、次に、監査プログラム又は監査計画で定めた関連する利害関係者へ配付する。
9-6 (箇条6.6)監査の完了
監査が完了するのは、全ての計画した監査活動を遂行したとき、又はそれ以外では監査依頼者と合意したときである。監査に関係する文書化した情報は、監査に参加した関係者間の合意によって並びに監査プログラム及び適用される要求事項に従って、保持又は廃棄する。
9-7 (箇条6.7)監査のフォローアップの実施
監査の成果には、監査目的によって修正若しくは是正処置の必要性又は改善の機会を示すことができる。このような処置は通常、合意した期間内に被監査者が決めて行う。適切な場合には被監査者は、これらの処置の状況を監査プログラムをマネジメントする人及び／又は監査チームに知らせておく。これらの処置の完了及び有効性は検証することが望ましい。
１０．良い内部監査
①「良い内部監査」
「良い内部監査」とは「組織体に価値を付加する、改善に役立つこと」及び「組織体の目標達成に役立つこと」を実現する監査だといえる。「良い内部監査」には、インタビュイーの実施方法はISO19011にも書かれている。だが、良い内部監査は、その組織の為になる監査なので、会社の目的や会社が直面しているリスクや経営が内部監査に期待するもの等によりことなる。良い内部監査の定義は、その組織又はその状況並びに目的によって異なる。
9.2内部監査でも「マネジメントシステムが次の状況にあるか否かに関する情報を提供」する為に行っている。また「各監査について、監査基準及び監査範囲を定め」て行う。更には「マネジメントシステムに関して、組織自体が規定した要求事項」とは「目標及びそれを達成するための計画策定」や「8 運用」」や「8.1 運用の計画及び管理」等が含まれている、と判断した方が良いだろう。
そうした期待に応える監査が「良い内部監査」と考える。また、経営のトップマネジメントが興味を持つことが「良い内部監査」とも考える。更には、監査対象の部門が業務改善に繋がり、間接的に経営への貢献になるのも「良い内部監査」であろう。
②良くない内部監査、評価されない内部監査
「良い内部監査」のイメージを、より明確にすることが望ましい。その為、インタビュイーにおいて「良い内部監査」と「良くない内部監査」、あるいは「評価されない内部監査」についての意見を聴取している。すると、経営に資さない例、改善に繋がらない例、監査品質を低下させること等についての意見があった。具体的には、次のような意見がある。
＜良くない内部監査、あるいは評価されない内部監査＞に関する発言内容
- 現状や環境の変化を、考えていない
- 今までやってきた監査手続を、惰性で行う
- 現象面のみを、監査リーダー（社長）に報告する
- 指摘するだけの、言いっ放し
- 上から目線の、監査や監査報告書
- 監査対象部門から提示された証跡だけを、見てよいと判断する
③良い内部監査を実施する意義
「良い内部監査」を行うことである。すなわち内部監査の活動が「組織の経営目標の達成に役立つこと」ということである。それには、組織の現在の状況を正しく調査し、経営改善に役立つ提案を生み出す源になることである。それを内部監査と呼ぶことが出来る。
内部監査の用語の定義にある様に「監査基準が満たされている程度を判定するために、客観的証拠を収集し、それを客観的に評価」している。また、体系的で独立して内部監査を文書し、記録を残している。その結果、公平で公正な業務の評価が出来る様になってくる。
「良い内部監査」を、実践できるか否かによって、内部監査への意義が変わってくる。策定した目標を満たしたか否か、その原因、再発防止策を通じて、組織の運営・改善につなげてくる。社内における内部監査を担当する要員に、内部監査の存在感が認識されてくると、次のような状況に変化する。
- 社長、役員・幹部が内部監査の重要性を理解し、内部監査を頼りにする
- 社員へ向けて、経営から内部監査の役割や監査結果についての発言がある
それが「企業の風土」として定着すると「良い内部監査 ⇒ 内部監査への期待 ⇒良い内部監査の要員が活躍できる ⇒ 良い内部監査員が育つ ⇒ 良い内部監査」という善循環が確立する。
④内部監査では
世の中の監査を、監査する人の立場や監査対象に基づいて分類してみる。その分類では、次の用語が出てくる。
監査する人の立場による分類
・内部監査
・外部監査
・監査役監査
監査対象による分類
・会計監査
・業務監査
・ISO監査
ISOの内部監査は、監査する人の立場は、内部の要因による監査であり、監査対象による分類ではISOに関連する監査と言える。監査対象による分離で、それがISO監査なのかどうかは分からない。業務監査にISO監査が含まれている、と判断されている場合もあると思う。業務監査が、会計監査を除く、他のあらゆる部門を監査の対象としている。あらする部門の監査を対象とすると、ISO監査も当然含まれている。そして、各マネジメントシステムの要求事項に従って監査していると判断する。
例えば、品質マネジメントシステムの内部監査では「a）、1）品質マネジメントシステムに関して、組織自体が規定した要求事項」と、規定している。自体が規定した要求事項とは「品質保証体系図」や「施工計画書」などの基準を示していると判断する。
その「自体が規定した要求事項」を明確にして、システムを運営・実行し、その監督し検査するのが内部監査で行う時の要求事項となる。品質保証、施工計画書などの力量は、そのシステムの中で出てきている別途の方法で確保していく。各業務の中で、夫々の力量を身に付けている。内部監査の力量のその教育は、別の方法で行う必要がある。そのカリキュラムが、ISO19011であると判断している。自体の、独自の業務の教育は、業務の中でOJTでも行われている。効果的な独自の業務を監査で行う為に、独自の業務システムの教育が望まれていると判断する。
１１.監査員と監査の原則
監査員教育は、ISO19011「マネジメントシステム監査のための指針」の一つ項目である。その他の項目を確認すると「監査...
