用紙1枚でまとめるとは

投稿日 2018-05-29

1. A3判の用紙1枚で調査に関することをまとめる

　私の友人（Ｈさんと呼びます）が地盤調査の会社を経営しています。Ｈさんは経営者ですがＨさん自身も現場で地盤調査を行います。このＨさんが以前私に話してくれたことで印象に残っている言葉があります。

　“調査に関することをまとめる場合には、常に、A3判の用紙１枚でまとめるように心掛けている”

　Ｈさんは、調査に関することをまとめる場合、A3判の用紙1枚の中に、例えば、調査場所の写真とその調査場所での調査結果とを並べて載せます。このようにまとめられていると、「このような場所で調査するとこのような調査結果になるのか」ということがこの1枚を見るだけで理解できます。

　あるページに調査場所の写真が載っており、別のページにそこでの調査結果が載っているようなまとめ方をしたとします。このようなまとめ方では、調査場所の写真を頭の中に入れたうえで、その調査場所での調査結果を別のページに移って見る必要があります。

　調査場所とそこでの調査結果とを頭に入れるため、調査場所の写真が載っているページと調査結果が載っているページを何度も行ったり来たりする必要があるかもしれません。

　このようなまとめ方は、調査に関することを理解するうえで読み手の負担になります。

　しかし、調査に関することがA3判の用紙１枚でまとめられていれば読み手に負担がかかりません。読み手はその1枚を見るだけで調査に関することが理解できます。その結果、読み手に、調査に関することが明確に伝わります。

　「拙著：技術者のためのわかりやすい文書の書き方」の中で、「6つのルールと17の書き方」を解説しています。この中に、「ルール4・集約して書く：書き方10・組み合わせて書く」があります。

　書き方10とは、「部品（内容の要点、手順、箇条書き、表、図、写真など）を組み合わせて、用紙1枚（A4判やA3判など）の中にこれらを並べて書くこと」という書き方です。Ｈさんの例で解説すると、「調査場所の写真」と「調査場所での調査結果（図）」をA3判の用紙１枚の中に並べて書くことです。

　「すべてのことを用紙1枚（A4判やA3判など）でまとめる」ということではありません。しかし、「用紙1枚（A4判やA3判など）でまとめられないか？」という意識をもって文書を書いてください。このような意識を持って文書を書くことでわかりやすい文書（読み手に内容が明確に伝わる文書）を書くことができます。