契約書記述事項とは：物流契約の考え方（その2）

◆ 契約書に記すべき業務

　契約を曖昧（あいまい）にしていると、実業務が始まった後にトラブルが発生しがちです。しかし、そのトラブルのもとになる事象は大抵が想定の範囲内です。これは何を示しているのでしょうか。それは契約書を作る際、真剣に考えていないということが考えられます。または、契約書作成に慣れていないといった方がよいかもしれません。契約書は誰が作るのでしょうか。営業担当者が作るのでしょうか、それとも法務担当者でしょうか。

　大きな会社であれば法務担当部門があり、契約書管理を一手に引き受けています。この場合、リーガル的な観点からは問題が無い契約書を作っています。しかしリーガル的観点以外の所が重要なのです。つまり本来発注すべき仕事、受注した仕事といった「何を」仕事として実施すべきかについての観点が外せないのです。

　「何を当たり前な」と思われる方もいらっしゃるでしょう。しかし意外と契約書に書かれていないものの、実際にはやられている業務が存在するものです。しかも受注側がこういった業務を「無償」で実施している場合があるのです。例えば、契約後に契約書に書かれた仕事以外で、次のような業務が発生していることがあります。

• 在庫数量の日々報告
• 通箱数量の報告
• 通箱の清掃

　これらにつきましては、物流業務を行っていれば当たり前に発生が予測される仕事です。しかしこれらを契約書に書くかどうかは別として、発生を予測し、あらかじめ価格に織り込んでおかないと、後で大変なことになりがちです。どうしても顧客に頼まれれば断れず、簡単に引き受けてしまいがちです。しかも無償でです。一つひとつの仕事は小さくても、そういった業務が増えてくる、あるいはその仕事のボリュームが大きくなると無視できない存在になります。

　そこで契約前に、まずは予測される業務を洗い出し、それを列挙しておくことが求められるのです。顧客側もすべての顧客が、自社の発注業務を100％把握できているとは限りません。できれば事業者側で列挙した内容を顧客に提示し、契約書外業務発生の可能性について話し合っておくことがよいと思います。

　次回に続きます。