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守秘義務は情報社会の命綱


 

1. 顧客データの管理

 O社は、技術志向のエンジニアリング会社です。 扱う製品の設計図には、さまざまな情報が含まれています。クライアントから預かった設計図は、新製品戦略がどんな商材であるのかを明確に語ります。 たとえば、製品部品のボディーレンズ部、シャッター部、バッテリー部といったようにバラバラに複数の会社に部品発注したとしても、同業者がその一部を見れば、それがどんな性能を持つカメラなのか、すぐ見ぬかれてしまい、先を越されることも、あるでしょう。そのため、O社は図面や原価計算データ、検査標準や加工するためのツールは、全社員が慎重に取扱っています。
 
 
情報マネジメント
 
 ある日、重要な得意先であるY社の責任者が、O社を訪れました。O社のような業種では、案件ごとに作業場を囲み、現場も資料も他社に絶対見えないようにするのが商道徳になっています。 当日、担当者はY社の責任者に対し、進み具合や納品の見通し、そして、十分に機密保持に留意していることを説明しました。現場では、Y社の責任者も満足しているように見えました。
 
 ところが、翌日、Y社から厳しい叱責の電話が入りました。Y社の責任者が、会議室で説明を受けた時、ゴミ箱に捨てられていたメモの破片が、図面のウラ紙であることを見つけたのです。 情報化社会では、コピー機への原紙の忘れやミスコピーの処理、パソコンのデータ消去、FAXボードの消忘れ等、身の周りに守秘義務の範囲のものがたくさんあります。機密漏洩で取引停止やペナルティーを課せられて倒産した会社も少なくありません。 機密保持は情報社会の命綱であり、細心の注意を払う必要があります。
 

2. 基本は4S

 情報は、現在の企業活動の経営資源としては、最大な資源ではないでしょうか。特に技術情報は激しい企業間競争においては、企業生命を決めると云っても過言ではありません。また、機密事項を取り扱うにあたって、運命共同体的な関係を維持しないかぎり、連携は続くことはありません。信頼を得ることができず、一度のミスが命取りになるのです。 最近では、個人情報も厳重に管理されていますが、それでもトラブルが絶えないのが 現状です。Pマークを導入しても、社員にその意識が無ければ、漏れてしまいます。 心に鍵がかかっていない限り、事故は発生します。ES(従業員満足)が重要視される由縁です。 やはり基本は、4Sにあるのです。
  

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(いしかわ しょうへい) / 専門家A / (株)I&C・HosBizセンター

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