1. 物流アウトソース：RFIとRFPの実行
アウトソース先には物流条件をできるだけ詳しく伝えましょう。たとえば輸送業務をアウトソースするのであれば、次のような条件は必須です。
・どこからどこまで輸送するのか
・輸送ボリュームはどれくらいか
・輸送リードタイムはどれくらいを
・輸送ボリュームはどれくらいか
・輸送リードタイムはどれくらいを
希望するのか
・発注タイミニング
・荷姿の条件
・有料道路の使用の可否
・使用トラックサイズ
・発注タイミニング
・荷姿の条件
・有料道路の使用の可否
・使用トラックサイズ
アウトソースしたい物流業務それぞれについて条件を明確化して相手に情報提供することが必要なのです。これらが提示できなければ期待外れのアウトソースになるか最悪失敗に終わる恐れがあることを認識しておきましょう。また同時に必要となるのがアウトソース候補会社の選定です。単に有名な会社であるというだけで決めてしまうのは危険です。その会社のプロフィール、強み弱み、品質レベル、コストレベル、実績などについての情報を相手から事前に提供してもらいましょう。
このプロセスを物流アウトソース先選定におけるRFI（Request for information）と呼びます。相手について知ることはビジネスに限らず重要であることは誰しも認識しています。しかし不思議と物流アウトソースにあたってこのプロセスがすっぽりと抜け落ちてしまっていることが多々あるのです。選定にあたってはRFP（Request for proposal）を実施し、相手会社から自社に対してどのような物流サービスを提供してもらえるのかプレゼンテーションしてもらいましょう。
相手会社の物流現場を事前に見学しておくことも忘れてはなりません。現場を見れば大体その会社に仕事を任せて安心かどうかはわかると思われます。5Sも満足にできておらず、現場管理ボードも掲示していないような会社であればその時点で候補から外すべきでしょう。そして最終的に候補会社から見積もりと提案をもらい、発注先を選定することになります。
2. 物流アウトソース:物流契約の締結
最終的にアウトソース先を決定するに際し、決定判断基準を事前に決めておきましょう。往々にして価格だけで判断してしまいがちですがそれは危険です。その会社のSQDCはきちんと評価しましょう。また提案についても重視した方が良いと思います。提案は最初に取引するにあたって自社はどのような貢献ができるのかを提示することに加え、取引中に改善提案をしてもらうことも忘れてはなりません。毎月何かしらの改善提案してもらえればベストでしょう。要は取引先決定時にその旨、つまり「毎月一件の提案をする」とのコミットメントをしてもらうということです。それがあれば採点時に加点することにしましょう。
取引が決まれば正式契約を締結します。物流に関する契約にはいろいろな抜けが散見されますので注意が必要です。たとえば当初予定していた物流量が変動した場合に価格は変更するのか、当初契約に想定されていなかった仕事が発生した時にはどうするのか、こういったことの発生を想定しそれを契約に織り込んでおくことをお勧めします。次の表現を必ず入れておくとよいでしょう。
・ 物流量が15％以上変動した場合は再度見積もらせていただきます
・ 新たな...
・ 新たな...
業務発生時には両社検討合意の上価格を決定することとする
このような記載をせずに、現場同士で勝手に決めてしまうことは避けなければなりません。よく新たに仕事が発生しても「サービスでやってしまう」ことがあります。その結果、知らず知らずのうちに物流会社の収益を圧迫してしまうことがあるのです。輸送の場合には燃料費が変動した場合の価格の取り決めをしておきましょう。燃料サーチャージを導入するのか、新たに見積もりし直すのか、ルールを決めておくことが必要です。ビジネスですから契約事項をきっちりと詰めておくことは当然のことです。ここを手を抜いてしまうと後で大変なことになりかねないのです。
次回は、物流アウトソースにあたっての留意点 (その3)委託先管理について解説します。