タスク管理・スケジュール管理での悩み

トリニティ・プログラムの野中と申します。　我々がプロジェクトを推進する際に使用している手法をご紹介します。　紙面の関係で図表などを用いた説明ができないので、分かりづらい点があるとか思いますが、ご容赦ください。

我々がプロジェクトのタスク管理・スケジュール管理を行っているのは、WBS(WORK BREAKDOWN STRICTURE)という手法で、プロジェクト全体を細かい作業に分解した構成図を用いるものです。我々は、通常「ガントチャート」を用いて行いますが、ご質問の趣旨からすると「PART図」も有効かと思いますので、「ガントチャート」と「PART図」について簡単に解説いたします。

(1) 「ガントチャート」
　まず縦軸に作業内容を細かく分解したタスクを記載します。　このタスクをどの程度まで分解するかが重要となりますが、アウトプットや成果物が出る作業などを1日単位や週単位で表現できるレベルまで分解します。尚、このタスク毎に、担当者、作業期間、作業納期、インプット情報、成果物などを明確にしておきます。御社では、中間検査や立会検査といったものも必要かと思います。

　横軸には、スケジュールを記載します。1日単位或いは週単位として、タスクが完了するまでを期間を設定します。我々は数ヶ月から半年に及ぶプロジェクトが多いのですが、1日単位でも全期間を表記します。もちろん休日などの特別なイベント情報も付加しておきます。

　最後に、縦軸のタスク毎に、ガントチャートを描いていきますが、作業の前後関係がある場合は、それを意識して関係がわかるように工夫しておきます。このようにすることで、トラブルが生じたときには、どの作業項目に影響し、最終納期にどのような影響があるか一目でわかるようになります。

(2) 「PART図」
　二番目の手法として、PART図を使用したスケジュール管理です。基本的な検討項目は上記とほぼ同様ですが、ガントチャートではなく、PART図を使用しますので作成方法は異なります。PART図は、各タスク完了に必要な時間を算出し、プロジェクト全体を完了させるのに必要な最小時間を特定することができきます。つまりクリティカルパスが明確になりますので、全体を鳥瞰するのにはベストな手法です。

以上、簡単ですが回答とさせて頂きます。ただ実際には、作業内容に応じて上記内容を見直す必要もあると思いますので、まずは実践されることをお勧めします。　こ興味がありましたら、インターネットなどで調べてみてください。また追加での質問があればご連絡ください。

　頼近 様
　クリーン化が専門の清水です。
　詳細は把握できませんので、期待している回答にならないと思いますが、文面から私の感じたことを記します。何かのヒントになればいいのですが。

　種々の技法活用面か、それとももっと基本のレベルでお困りなのかわかりませんので、基本的な内容でまず説明します。

　作業者が多い企業によっては、製品をバーコードで管理しているところが多いです。製品の加工、流動状況をプロジェクターで写し、計画通りか、工程の溜まり具合は、などを管理監督者だけでなく作業者全員が見ることが出来、作業応援や問題提起など迅速な対応が出来る仕組みがあります。
　中国などでも、ラインごとに時々刻々と仕上がり数を管理し、電光掲示により進捗が直ちにわかるようにしているところもありました。つまり傷が浅いうちに対応、処置をしようということです。また作業者にも挽回意識を持たせる目的があります。

　ただ、一人作業では、お金をかけないで、自分だけがわかればいいのですね。
　委託製品の種類はいろいろあるのでしょうか。
　ある程度同じものがあるようでしたら、投入から完成までの工程を拾い出し、工程ごとの作業時間を測定しておく。
　それらに余裕時間を加える。例えば、作業余裕、用達余裕、疲労余裕です。
　作業余裕：材料・部品・機械・工具等作業時に発生する偶発的な遅れに対する余裕。
　用達余裕：作業中に発生する人として必要な余裕、トイレなどですね。
　疲労余裕：作業の疲労回復の保証のための余裕時間。そのために休憩時間などがあれば別です。
　その一覧表を掲示し、工程完了ごと色塗りしていく。
　これで、その日の作業の進捗がある程度掴めます。
　この繰り返しで、同一作業は標準時間が見積れますから、納期の約束もある程度正確に近い提示が出来ると思います。
　一人作業は、ある意味自分の都合や気分でいろいろできると思いますが、そうすると進捗がわからなくなりますので、最も効率良い作業方法、順序での作業の組み立てをしておき、その通り進めたいです。
　それで日々、或いは半日単位でも進捗はわかると思いますので、遅れている場合は速やかに挽回していくことです。
　少しぐらいはという考えですと、傷口が広がります。可能な限りその日の工程は完了しておきたいです。
　また余裕度の見方でも変わります。多少緩い計画でも納期が守れるなら、そちらも一覧表にしておき、挽回計画に活用することもできます。
　工程表を作成し、掲示して、色塗りをすることは、原始的なようですが、自分以外の人が見ても進捗がわかります。
　また毎日の自分の目標になります。
　これも目に見えるスケジュール管理の一つです。
　上手く行かなかった場合も記録しておき、原因を明確にして、作業時間や余裕時間に組み込みましょう。

　ここで見えていないのが、客先との調整など打ち合わせや、客先に出向く、材料や工具発注、工具管理なども一人でやられているのなら、それらも別に時間の目安を用意して、納期に反映させなければいけませんね。

　この程度のアドバイスしかできませんが、何かヒントになれば嬉しいです。