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QUESTION 質問No.595

内部監査時短のための規格要求・自社規定・法規制等の割合は?

全体/その他品質マネジメント |投稿日時:
電子部品の製造業です。内部監査をチェックリストを使用して行なっています。特に製造の監査で時間が足りなくて困っており、規格要求・自社規定・法規制等の割合はどのくらいが適当なのか疑問です。規格要求は、箇条毎の質問をあらかじめマークをつけて3つに区分し、3年に1度分けてマークの中の質問を1~2個行うようにしています。それでも時間がないと言われる部署に対しては、箇条番号の小数点以下1桁まで毎に1問とすることで、全要求事項62(小数点以下2桁まで)に対し、28と縮めることが出来ますが、これでは7.1.1~7.1.6までで1問になるので、ちゃんと監査出来ているのか心配になるレベルとなります。
自社規定は、品質マニュアル・標準規定類・業務手順書から質問を部署によりますが25~60儲けています。法規制はそれらの質問に盛り込んでいます。いつも規格要求がもれてはいけないのだろうと、規格要求を先に始めるので、自社規定が半分までで時間切れになった年がありました。そこで、規格要求と自社規定、法規制の割合は有効な内部監査を目指すとしたらどのくらいの割合がお勧めなのでしょうか?

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ANSWER
回答No1 | 投稿日時:

内部監査では、どのようなチェックリストを使用していますか。

自社規定では、品質マニュアル・標準規定類・業務手順書が適格に実施されているかを「9.1監視、測定、分析及び評価」での「9.1.1 一般」や「9.1.3 分析及び評価」で自らが確認してもらいます。その為に、夫々の部署によっては25~60項目になることもあると考えています。

法規制についても、必要であればそれらに質問を盛り込んでいきます。

自らの部署の規格要求が洩れてはいけないのだろうと、日常的に規格要求を実行し、確認していると判断しています。
内部監査では、特に「有効に実施され、維持されている」かを実施します。その為内部監査のときは、監査基準や監査範囲を定めるなどによって、許容される時間を考慮して監査時間を設定します。

また、内部監査は、マネジメントレビューの為に行うと考えることが出来ます。9.3.2 マネジメントレビューへのインプットのc)6)監査結果への報告の為に、内部監査が行われていると判断できます。

品質マネジメントシステムの、「各部署が定めた規定や有効に実施し維持しているか」を、内部監査員としてのマネジメントレビューへの報告結果を定める為に評価する必要があると考えます。
部署の規定や、その有効な実施や、その維持の状況に関して、否かどうかに関する情報を提供しなければなりません。自社規定が半分までで時間切れにならないように、監査プログラムを計画しなければなりません。
そこで、規格要求と自社規定及び法規制の割合は、自らが監視し測定し分析・評価しなければなりません。有効な内部監査は、求められる結果を出すために、許される時間を考慮し、打ち合わせた計画を策定してください。
全ての項目を行うとする時は内部監査は容易になり、時間とは監査項目等の制限を高度に満たすためには、規格の読み方や考え方には注意点があります。