仕事のやり方を変える~業務設計の5つのポイント

生産マネジメント


 タイトルにある「業務設計」という言葉、馴染みのある方はどのくらいいらっしゃるでしょうか、私がこれまで主に製造業向けにコンサルティング活動をしてきた感覚では、あまり浸透していないと思われます。一方で、IT業界では比較的知られた言葉なのかと思います。

 IT導入ではこの「業務設計」という考え方は必要不可欠です。業務を整理し、何の機能を果たし、どのように行うのかが定義できて初めてシステム化が可能になります。そこで今回はこの「業務設計」について紹介していきます。製造現場だけでなく、間接業務や製品開発の現場においても大いに役立つ考え方ですので、ぜひ参考にしてみてください。

【目次】

1、業務設計の5つのポイント

  Point.1 目的・ゴールの設定

  Point.2 業務の流れや進め方

  Point.3 関係者(ステークホルダー)の整理

  Point.4 判断基準を明確に!

  Point.5 ムリ・ムダ・ムラを洗い出す

2、仕事そのもののやり方

 

1、業務設計の5つのポイント

 それでは、この業務設計に重要な5つのポイントについて、一つずつ見ていきましょう。

 

Point.1 目的・ゴールの設定

 何はともあれ、まずは目的を決めなければなりません。「この業務が成し遂げることは何か」を明確に定義しましょう。文章で書くと当たり前のように思える内容なのですが、この「業務のそもそもの目的」というのは、けっこうおざなりになりがちなんです。とかく、ITツールなどの導入を前提として考えられている場合、いわゆる「手段の目的化」現象が生じてしまい、ツールを使いこなすためのルールや業務のやり方に目が向いてしまいがちです。

 IT導入による業務効率化も重要なんですが「要は、何ができればいいのか」という業務の本質をいつでも忘れないようにしましょう。

 

Point.2 業務の流れや進め方

 業務の目的を忘れなかったとして、次に必要になるのは「順番」です。何をして、その次に何をして、、、、というプロセスの連鎖を考える必要があります。ここでも陥りがちな罠があります。それは「現状の作業の順番」で考えてしまうことです。

 その結果【現状をそのままIT化】してしまい効率化も何もなく、むしろITツールを操作する作業が増えるだけ、なんていう悲しい現場を何度も見てきました。

 IT開発者から言わせれば、POA(Process Oriented Approach)ではなく、DOA(Data Oriented Approach)で考える、と言えば分かるのでしょうが、ITに馴染みのない方に言うとすると「情報の流れを考えましょう!」ということになります。ぜひ、客観的に情報の流れを見て、業務プロセスを組んでみてください。

 

Point.3 利害関係者(ステークホルダー)の整理

 業務プロセスが組めてきたら、各作業を実行する担当者や担当部門がみえてくると思います。その際、以下の点に注意して導入前の情報を整理してみてください。

  • そのプロセスを担当する部署はどこか
  • 直接的なオペレーション以外の影響があるプロセスはあるか
  • その関係者は誰か
  • 仕事内容は現状とどう変わるのか
  • 今できていることで、できなくなることは何か

 この作業、けっこう地味ですが非常に重要です。この作業を怠ると「え!?聞いてない!!」、「なんでこっちまでやり方変えなきゃいけないの?」、「いつ決まったの?」なんて混乱を招いてしまいます。

 そんな混乱した現場を鎮静化することは非常に労力が掛かりますし最悪の場合、それによって協力が得られずプロジェクトが頓挫(とんざ)してしまう、なんてこともあります。その時になって後悔するのではなく、予(あらかじ)め周知は行っておきましょう。

 

Point.4 判断基準を明確に!

 業務設計である種の「決断」が重要になります。

 ここでいう「判断基準」は、次のようにいろいろありますがこれら全てです。

  • 【いる / いらない】
  • 【やる / やらない】
  • 【重要 / 重要じゃない】
  • 【定常 / 非定常】
  • 【終わり / 終わりじゃない】

 

 特に重要なのが【そのプロセスは何を持って終わりなのか】を明確にすることです。つまり、アウトプットの品質ですね。この判断基準を明確にしておかなければ、その次のプロセスのインプットの質が悪く、悪さ加減が雪だるま式に大きくなってしまったり、どこかのプロセスで気を使って修正したことが的外れだったり、プロセス間の “ゆらぎ ”を生みます。

 

Point.5 ムリ・ムダ・ムラを洗い出す

 こちらは、もはや改めて書く必要もないくらい周知されていることかもしれないので、改めて説明することは致しませんが、ここでは、このムリ・ムダを見つけるコツのような考え方をお伝えします。

 

 【 ムリ・ムダを見つける6つの考え方 】

  • 繰り返し性のある作業
  • モチベーションの下がる「やらされ感」満載の仕事
  • 手戻りやヒューマンエラーが起こりやすい仕事
  • 紙や押印を伴う仕事
  • 定時内に終わらない仕事
  • 誰も得してない形骸(けいがい)化した定期会議や資料作成

 もしこんな業務があるなら、業務再設計時には積極的に排除していきましょう。

 

 ECRS【 Eliminate(排除する)  /  Combine(くっつける)  /  Rearrange(再構成)  /  Simplify(単純化) 】なんていう考え方もあります。この考え方もぜひ参考にしてください。

 

2、仕事そのもののやり方

 業務改善やIT導入では「業務設計」という考え方は必須だと考えています。作業をこなすための小技もいいのですが、やはり目を向けるべきは仕事そのもののやり方です。「オレら、IT分からないし」、「ITの専門家にお願いしよう」など、導入時や開発時にこんな発言をするユーザー(発注側)の担当者もいますが、それは少し間違いです。

 いくらITの専門家といえど、業務そのものを理解しているわけではないのです。そんなベンダーに業務設計を丸投げしてしまった結果、業務での適用が全然できなかった! なんていう現場も、これまた数多く見てきました。

 

 業務設計については、最終的にITを導入するかどうかの判断も含めて必要で重要な作業です。ITに詳しいかどうかは関係なく、ぜひ取り組んでみてください。

 

 次回は、「経営と現場をつなぐ」たった一つの重要なことを得る3STEPを解説します。

 

 【出典】GEMBAコンサルティング HPより、筆者のご承諾により編集して掲載


この記事の著者

大原 健佑

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