技術者のための文章力向上法

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1. 技術者の週報・月報の課題

 筆者は長年、若手研究・技術者、中間管理職、役員など、多階層の研究・開発に関わる人々の日報、月報、レビュー書等を読んできました。そこで記入ミスや勘違いは除外しても、通常の報告書は、OJTの一場面出来の悪いものの方が圧倒的に多かったことを覚えております。研究者は、学会論文執筆時に、第三者の査読を受けており、そこで論文の書き方の基本を学習しています。しかし、一般の技術者や管理者は、日常業務の報告書でオンザジョブの訓練とならざるを得ません。社外論文を執筆した経験の少ない技術者や管理者は、適切な指導を受けずにきています。この反省から、口を酸っぱくして指摘し合ってきたことで、非常に文章力が向上できる簡単なチェックポイントを紹介します。一番身近なチームレベルの週報会などで、訓練されることが上達の近道と考えています。

                  図1 週報会等のOJT場面

 

2. 伝わる週報・月報 5つのチェックポイント

2.1 5W2Hを適切に盛り込み、結論(主張)⇒理由⇒その意味等の順に簡潔に表現する

 日常業務では、原則として、結論から先に述べます。1文節は、60字以内に記述すると非常に読みやすくなります。どんなに長くても100字をmaxと考えましょう。

2.2 体言止めは、例外を除いて使わない。完了形、進行形等を明確にする

 例えば、「実施。」では、実施予定なのか、実施中なのか、実施済みなのかはっきりしません。

 
2.3 先週の週報(月報)から今週の週報(月報)へ重要キーワードを引き継ぐ

 多くの人は、先週や先月の報告は覚えていません。重要キーワードは、簡潔に要約して説明を加えたほうがよいのです。先週や先月の報告書を読み返す時間の無駄をや、言った、言わない、のトラブルも防げます。

2.4 週報では特に問題点と対応策に主眼をおき、月報ではその結果がどうなったかを論点とする

 月報では、週報ほどの細かな内容の報告まで求められていません。その使い分けが、...

1. 技術者の週報・月報の課題

 筆者は長年、若手研究・技術者、中間管理職、役員など、多階層の研究・開発に関わる人々の日報、月報、レビュー書等を読んできました。そこで記入ミスや勘違いは除外しても、通常の報告書は、OJTの一場面出来の悪いものの方が圧倒的に多かったことを覚えております。研究者は、学会論文執筆時に、第三者の査読を受けており、そこで論文の書き方の基本を学習しています。しかし、一般の技術者や管理者は、日常業務の報告書でオンザジョブの訓練とならざるを得ません。社外論文を執筆した経験の少ない技術者や管理者は、適切な指導を受けずにきています。この反省から、口を酸っぱくして指摘し合ってきたことで、非常に文章力が向上できる簡単なチェックポイントを紹介します。一番身近なチームレベルの週報会などで、訓練されることが上達の近道と考えています。

                  図1 週報会等のOJT場面

 

2. 伝わる週報・月報 5つのチェックポイント

2.1 5W2Hを適切に盛り込み、結論(主張)⇒理由⇒その意味等の順に簡潔に表現する

 日常業務では、原則として、結論から先に述べます。1文節は、60字以内に記述すると非常に読みやすくなります。どんなに長くても100字をmaxと考えましょう。

2.2 体言止めは、例外を除いて使わない。完了形、進行形等を明確にする

 例えば、「実施。」では、実施予定なのか、実施中なのか、実施済みなのかはっきりしません。

 
2.3 先週の週報(月報)から今週の週報(月報)へ重要キーワードを引き継ぐ

 多くの人は、先週や先月の報告は覚えていません。重要キーワードは、簡潔に要約して説明を加えたほうがよいのです。先週や先月の報告書を読み返す時間の無駄をや、言った、言わない、のトラブルも防げます。

2.4 週報では特に問題点と対応策に主眼をおき、月報ではその結果がどうなったかを論点とする

 月報では、週報ほどの細かな内容の報告まで求められていません。その使い分けが、結果として、技術者、管理者などの時間の節約になります。

2.5 自分が何を行ったかの視点を主とする

 チームの業務の場合、他のメンバーの業務まで記述する者も少なくありません。自分が何を考え、実行したのかが抜けているケースが非常に多いのです。顕著な例として、他部門主催の会議に参加した場合などに注意が必要となります。

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この記事の著者

粕谷 茂

「感動製品=TRIZ*潜在ニーズ*想い」実現のため差別化技術、自律人財を創出。 特に神奈川県中小企業には、企業の未病改善(KIP)活用で4回無料コンサルを実施中。

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